【生産性向上・時短】仕事に取り掛かる際に問い直す「３つの質問」で仕事を効率的に進めよう！

最近は残業時間の規制が厳しくなってますが、仕事量って減って無いですよね。

「残業時間を減らせ！」「でも、仕事量は変わらないので効率的にやれ！！」とひどいことを言われている現場はたくさんあると思います。

あるいは、本当は残業したく無いのに、「仕事量が多くて、今日も残業、、、！」という方もいらっしゃるかもしれません。

そんな皆様に是非お届けしたいのが、仕事を効率的に進められるようになる３つの「魔法の言葉」です！

この魔法の言葉を唱えると、無駄な仕事を削減することができます！

①何が目的か

例えばですが、上司のAさん、同僚のBさん、隣の部署のCさん等々、誰でも良いですが、ある仕事を頼まれたとします。

そのお仕事を盲目的に引き受けたりしてませんか？

また、定例的にやっている作業を引き継いだから、引続き定例的にやろう！とやっている作業ってありませんか？

ちょっと待ってください！

「何が目的か？」を問い直してみましょう。これは依頼してきた相手にも、作業を始めようとしている自分にも問いかけてみてください。

そうすると、以下のような気づきが得られることがあります。

「あれ？この目的なら別のやり方もあるのでは！？」

「あれ？この目的なら以前作成した資料を送付するだけで良いのでは！？」

「あれ？この目的なら、そもそもやらなくて良いのでは！？」

特に、会社として部署として慣例的にやっている仕事は、改めて、目的を考えることでやらない選択肢が出てくることがあります。

上司や同僚からの依頼については、改めて、目的を考えることでより良いやり方が見えてくることがあります。

「何が目的か？」を問うことで目的が明確になっていない仕事をするのはやめましょう。

②何を実現しようとしているか

次に、「何を実現しようとしているか？」を聞いてみましょう。

今、頼まれた仕事を完了させることで何が実現されるのでしょう？

実現されることは本当に意味のあることなのか？

その仕事を通して、お客様が喜んでくれるのか？

その仕事を通して、会社の利益が増えるのか？

その仕事を通して、世界に貢献できるのか？

この答えが明確に無い仕事はやめましょう。

定例的に報告会してませんか？その報告会で何を実現しようとしていますか？

無駄な打ち合わせが多くなっていると危険信号です！

何が実現されるか分からないのにやっている仕事は無駄でしか無いですね。

③なぜそれを行うか

最後に、「なぜそれを行うか？」を聞いてみてください。

「コストカットをするために、xxという技術を使ってみよう！！」

「品質向上させるために、xxというプロセスを策定しよう！！」

「なぜそれを行うか？」の回答は上記の二つの文には存在していないです。

目的と実施事項があるだけです。そこに解決すべき課題がありますか？

本当に会社として、あるいは、ビジネスとしてコストカットや品質向上が最優先ですか？最優先で取り組むべき課題が他にありませんか？

あるゆる仕事に対して「なぜそれを行うか？」を問い直すことで、本当に優先すべき課題が見えてきます。

逆に言うと、優先度が低く今やらないべき仕事が見えてきます。

そんなものはやめましょう。

まとめ

ご存知の方も多いかもしれませんが、これは皆様大好きなピーター・ドラッガーの言葉です。マネジメントを発明した人ですね。ありがたいお言葉です。

皆様もこの言葉を使って、「無駄な仕事」と「意味のある仕事」を見分けて、無駄な仕事をバシバシやめましょう！

その仕事はしないという選択、あるいは、アウトソースすることで、自分の時間、意味のある仕事への時間を増やしましょう！！

時間は有限です！大事に大事にしていきましょう！

自戒も込めてですね！