【ビジネスハック：作業効率化・手戻り防止】情報の抜け漏れを防止するシンプルなフレームワーク：５W１H

どうも、よしよしやです。

誰かからの依頼や、打ち合せで発生した作業について、そのタイミングで確り必要な情報を聞き出せていますか？

情報を引き出せていないと、作業の手戻りや、そもそも情報が足りなくて作業が始められないということがあるかと思います。

身に覚えがある方は是非読んでみてください。

作業効率が上がって、できる系と呼ばれること間違い無しです！

5W1Hとは

これは説明するまでも無いかもしれませんが、 一応復習していきましょう！

中学生の英語の授業を思い出しますね。

WhatやWhenと言った疑問詞を習ったかと思います。

五種類のWで始まる疑問詞とHで始まるHowという疑問詞を足して５W１Hです。

ちなみに、How much、How manyを足して5W3Hと呼ばれることもあります。
しかし、How often、How longとか、他のHow hogehogeを含めて、どれが3Hか分からなくなることがよくあります。

シンプルに5W1Hを覚えておきましょう。

それでは、ここから一つ一つの要素について説明していきます。

What 

これは「何」を表す疑問詞です。

例えばですが、上司から、「アレやっておいて！」と言われた場合に、アレが何かを確認する必要があります。

というか、こんな指示なら無視して良いでしょう。指示出す側がアホです。

ちなみに、会社では指示する側の問題ですが、家庭では察する能力が必要となります。アレとか、ソレを察することで家庭内を円満に過ごしましょう。

そのためには、アレ、ソレが何かを推測して、hogehogeのことでしょうか？？とお伺いを立てましょう。

実際、ビジネスでも一緒ですね。アホな指示に負けずに「何」のことかを確認しましょう。

「何」が分からなければ仕事を始められないです。

この何を考える上で大事なことは、何をして欲しいかを聴くよりも、相手が何を達成したいかを明確にすることです。

そもそも、相手がやって欲しいことが、目的に対して一番良いやり方かは分かりません。

「鉛筆貸して？」という依頼の裏には、「（議事録を取るから）鉛筆貸して？」という言葉が隠れているかもしれません。

その場合には、「一緒にミーティングに出てパソコンでメモとっておきますよ？」という回答の方がベターでしょう。

Why

これは「なぜ」、「なんで」を表す単語ですね。

仕事をする上で、なぜ？何のため？が明確になっていない仕事はやめましょう。

理由が不明確になっている場合には、その上に乗っている「何をするか」や「どうやってするか」という部分が正しく無いことがあります。

先ほどの「鉛筆貸して？」の例も一緒です。

なぜかが明確になれば、やることが変わります。

Whyを意識する上で重要なことは何に課題意識を持っているかを明確にすることです。

何が課題だからこのタスクをやらなければいけないのか？を意識しましょう。

Who

「誰」ですね。

打ち合せの場ではよくあるお話かもしれませんが、誰がやるかが確定していない作業が往々にして存在します。

誰の作業か明確になっていないのに、話しが進んでしまい、無かったことになった作業もあると思います。

そのせいで、動き出しが遅れて、時間がなくなってしまった、、、ということもあるでしょう。

誰の作業かを明確にすることは大事ですし、組織で仕事をする上では、どの組織がやるべきかを明確にすることが重要です。

重要なのは、組織分掌に則り誰がやるべきか、誰が責任をとるべきかを考えることです。

実際、良い組織の場合、皆が主体的に取り組むので組織分掌なんて必要無いでしょう。

むしろ、そうあるべきですね！

When

「いつ」です。

これまた仕事をしていると良く明確になっていないことがあります。

指示、依頼を出す側が分かっていないことも多々あります。

これは後続のタスクが分かっていない人、ゴールまでの道筋が見えていない人によくあるでしょう。

そういった方々に気づかせるためにも、いつまでに必要ですか？は絶対に聞きましょう。

これは無駄な残業も減らします。明後日ならできますや、３営業日後ならできます。という調整も可能になります。

重要なのは「いつ」にもちゃんと理由があるかです。

その次のタスク、その次の打ち合せが「いつ」あるから。

この後の判定会や報告が「いつ」あるから。

だから、この期限までに今回の資料を仕上げるとなるはずです。

それを理解することで、資料に求めるレベル感、品質が変わってきます。

Where

「どこ」です。

もう言葉通りです。場所も明確にしましょう。

How

「どのように」です。

具体的な進め方を明確にしましょう。

目的がすぐに達成しないような難解な仕事を受けた場合には、

「このように進めて、このような成果物になりそうです。どうでしょう？」と返しておくと相手が求めるレベルかどうか判断できます。

あるいは、相手の中にもゴールのイメージがない場合に、このように進めますというと、何となくこういう成果物ができそうだというイメージを想像させることができるので有効に機能します。

そもそも、やり方がわからない場合には、「どうやってやる想定ですか？」を聞いてしまいましょう。

二度同じことを聞かないようにすれば誰も怒りません。

日々真面目に取り組んでいる人、日々勉強している人には皆さん教えてくれるでしょう！

最後に

５W１Hという簡単なフレームワークですが、仕事の現場で使えることが分かっていただけたと思います。

これを意識しているだけで、効率良く作業を進められること間違いなしです！

目指せできる系！

皆さんのビジネスに役立つことをお祈りします！

では！