【ビジネスハック：無駄な会議を減らす】打ち合わせを効率化するフレームワーク：会議の４P
「あれ？今日の打ち合せ、何の意味があったんだ？」
「今日の打ち合せ要らなかったのでは？」
「打ち合せしたのに、何も決まらなかった、、、」
「打ち合せの時間が足りなくなってしまった、、、」
皆さんビジネスの現場で、日々打ち合わせしていると、
上記のようなことがあったりしませんか？
先日の記事で無駄な打ち合せは無くそう！というお話はしましたが、組織、チームで働く以上、必要な打ち合せはあると思います。
先日の記事はこれです。
今回の記事では、皆さんが普段実施する打ち合せ、会議を成功させるフレームワークを共有します！
これを覚えれば打ち合せは成功します！
会議の４Pとは
会議の４PはPurpose、Process、Person、Propertyの四つの単語の頭文字です。
ちなみに、４Pと聞くとマーケティングのフレームワーク(Product、Price、Place、Promotion)の方が有名かもしれません。
今回は会議の４Pでマーケティングのものとは異なりますので、お気をつけください。
この４つの単語に合わせて会議の準備をすることで、会議を効率的に進められるようになっています。
ここから１つ１つの単語が何を意味するかを見ていきましょう。
Purpose
まずはPurposeです。日本語訳から見ていきましょう。
目的、意図、(ものの使用の)用途、(目的達成への)決心、決意、効果、適切
weblioからの引用
打ち合せや会議の目的を必ず設定しましょう。
目的に照らして、何を達成するとその会議を終えられるかというゴールを設定しましょう。
例えば、
上位者にご報告した内容を承認いただき予算を取りたい！
隣の部に対して、xxの作業協力を得たい！
チーム内でディスカッションして、命題xxの解をいくつか出したい！
このようにゴールが設定されていないと、打ち合せは意味を為しません。
ゴールがあるので話しが脱線した際に、そのゴールに向けて方向性を修正することができます。
ゴール、目的の無い打ち合せはすぐに中止しましょう。
Process
次にProcessです。
過程、経過、成り行き、進行、(ものを造る)方法、手順、工程、処置、訴訟手続き、令状
weblioからの引用
打ち合せをどのように進めるかの過程を事前に決めます。
アジェンダ（Agenda）を作成することを指します。打ち合せで何をどの順番にお話しするかの、いわゆる、議題、目次を表します。
先ほど設定したゴールに対して、どのような過程で進めるかを決定しておきます。
どのように議論を進めると、ゴールに辿り着けるかを事前に考えておくことが重要です。事前に考えておくことで、会議でどのような発言をするかのシミュレーションにもなりますので、より良い議論ができます。
会議の場で初めてその議題について考えるのでは無く、事前に考える時間を作ることになります。これがとても良いです。当日の議論がより深まります。
Person
一応意味を載せておきましょう。
(他と違い個性のある一個人としての)人、人間、身体、体、風采(ふうさい)、性器、恥部、人称、位格、ペルソナ
weblioからの引用
え、恥部という意味が、、、？
一応英英辞典も見ておきましょう。
a man, woman, or child:
used when describing someone's character:
used to combine with nouns to form new nouns referring to the particular job or duty that someone has. It is often used instead of -man or -woman to avoid making an unnecessary statement about the sex of the particular person:
Cambridge Dictionaryからの引用
無いですね。謎です。。。
話を戻しまして、
会議の参加者を事前に確認して、必要な人は絶対呼ぶ、不要な人は呼ばないことを徹底しましょう。
目的を実現する上で、承認する権限を持っているのが誰か？その方が来れる日時で設定できているかをしっかり確認しましょう。
最終決定権を持っていない人だけで集まっていても、目的が達成しないため意味が無いです。
逆に目的に照らして不要な人は呼ばないことも重要です。
議論を発散させないためにも、人の時間を奪わないためにも準備の段階でしっかり考えましょう。
Property
財産、資産、所有物、所有地、地所、土地(建物)、所有権、所有、(ものの)特質、特性
weblioからの引用財産やら資産やらこの項目は何のこっちゃですね。
２つの意味があります。
１つ目はファシリティです。横文字ばかりですみません。
いわゆる、設備、備品です。
打ち合せにパワーポイントを使う場合には、プロジェクターやディスプレイがあるか？それらを接続するためのコネクタがあるか？
海外との電話会議の場合、電話会議装置があるか？と言った設備、備品が準備できているかを事前に確認します。
２つ目は事前知識や前提知識です。
例えば、ディスカッションをする上で、事前に知っておいた方が良い情報がないか？
それがある場合には、打ち合せ時間の最初に時間を取るか、あるいは、会議前に資料を展開して、事前に見ておいてもらうかを考える必要があります。
参加者が知らないと議論が深まらないような情報がある場合には、そこも事前準備の段階でフォローすることが重要です。
最後に
ここまで読んだあなたはもう会議マスターです。
当日のファシリテーションももちろん重要ですが、段取り八分の気持ちで確り準備すれば会議は成功します。
知識は持っているだけでは意味がないです！折角、ここまで読まれたのであれば、明日から試してみてください！
今回のお話が参考になり、皆さんの打ち合せ、会議がうまくいき、人生が豊かになることをお祈りいたします！
では！
