【ビジネスハック】相手に伝わる文章にする推敲のやり方
国語が苦手、文章が苦手、活字が苦手。
書類も長い文章を書くのは、できれば避けたい。
でも、仕事上、報告書やプレゼンで文章を書く機会が必ずある。。。ぐぬぬ。。。
その気持ち分かります。
私は文章を書くのが苦手なため、上司からこれ俺以外の人には伝わらないよ？とか、これ読み直したの？とか、良く言われました。
そのため、今回の記事では文章を書くのが苦手な方にどうやって良い文章を作成するかをお伝えしていきます。
書く内容ではなくて、読みやすさ、伝わりやすさに焦点を当てて、一度書いた文章をどのように読み直すべきかを書いていきます。
参考資料は、以下の書籍となります。
- 伝わる文章の基本のキ
- ストーリーが通っているか？
- 意味の解釈が複数できないか？
- 重複していないか？
- １文に複数のメッセージが入っていないか？
- 主語と述語の関係が明確になっているか？
- 係り受けが明確になっているか？
- 最後に
伝わる文章の基本のキ
文章を書いたら、推敲すること！
当たり前のことからしれませんが、書いた文章を読み直しもせずに誰かに提出してはいけません。
思い出してみてください。
テンションや気持ちに任せて、恥ずかしいメールや手紙を書いていた中高生時代を。人様に見せられない闇日記や闇手紙、闇メールがあったかと思います。
特に夜中に思いついて書いた恥ずかしい文章には目も当てられません。
個人的にはそういう文章の方が人間らしくて好きですが、ビジネスではありえません。世界中の人が見れてしまうブログやSNSも同様に気をつけなければいけません。
文章を書く際には、その内容を考えながら書くことで頭がいっぱいのため、読みやすやさ、伝わりやすさが意識されていないことが多いです。
そのため、一度書ききったたら終わりではなくて、確り読み直して、より良いものに改善しましょう。
この読み直してより良くしていくことを推敲と言います。
ストーリーが通っているか？
以前お伝えした空雨傘でお伝えしたことと一緒です。
売り上げが落ちているので、新しく広告を打ち出す
売り上げが落ちている理由が「新規顧客が増えていないこと」が原因ならば意味が通じます。しかし、「客単価が下がっていること」が原因で売り上げが落ちているとすると、新しい広告を打ったところでどうにもなりません。
すなわち、ストーリーが破綻しています。
これでは読んでいる人からすると、「え、なんで？」「意味が分からない。。。！」となってしまいます。
これは文章だろうが、プレゼンだろうが、基本的には一緒です。
ストーリーの無い文章は読むに値しない！と言われてしまいます。手厳しいですね。
意味の解釈が複数できないか？
四角、三角、丸の３つが存在する。
四角の上には三角がある。
丸は三角の下にある。
これ頭の中で想像してみてください。どんな絵になっていますか？
この絵の解釈は二種類存在します。
この文章では、四角と丸の位置関係が分からないため、上記の二種類とも正解になります。
しかし、皆さんが普段作成している文章でこんなことが起きると困ってしまいます。
簡単な３行の文ですら、複数の意味が解釈できてしまうため、普段書く文章のボリュームから考えるとよくよく気を付けないといけません。
正確に、丸は一番下！のように、意味が一意に特定できる文章にしていきましょう。
重複していないか？
内容の重複
売り上げの低下は客単価の低下が原因である。
今回、主要都市の10店舗の売り上げをヒアリング調査して、客単価の低下が売り上げの低下を導いていることが分かった。
重複しまくっていますね。どんだけ、客単価の話をしたい文章なのでしょうか。
分解して考えると、
１行目は原因、２行目は調査方法と原因をそれぞれ記載しています。
そのため、原因が二度出てきます。
２行目からはバッサリ原因についての情報を落としてしまいましょう。
私であれば、以下のいずれかに修正します。
主要都市の10店舗の売り上げをヒアリング調査し、売り上げの低下は客単価の低下が原因であることが判明した。
売り上げの低下は客単価の低下が原因である。
主要都市の10店舗の売り上げをヒアリング調査し判明した。
売り上げの低下は客単価の低下が原因である。
調査方法： 主要都市の10店舗へのヒアリング
単語の重複
急いで急募を出す。
熱い熱湯を浴びる。
確り確認する。
コストが高騰しており利益が下がっているため、経費削減が必要だ。
最初の３つは違和感しか無いですね。同じ意味を持つ単語が並んでいます。
急いで急募ってギャグのような話ですが、気を抜くとやってしまいます。
気をつけねば。
４つ目については、コストと経費が同じ意味にも関わらず、同じ文中にしれっと存在しています。コストの定義が経費以外の費用を含むのか？やはり、経費のみを指しているのか？意味が不明瞭な文章です。
この場合、単語を統一するか、言葉の定義を補足しましょう。
文末の重複
今後経費の削減が必要になるだろう。
加えて、経費だけでなく、開発費の削減も必要になるだろう。
ひいては、人件費も削減するだろう。
これまた気を抜くと、やってしまいますね。同じような文末を並べてしまいます。
己の国語力の無さに絶望しますね。
いくつかの文を一つに統合したり、文末を変える工夫を入れていきましょう。
今後、経費や開発費の削減が必要になるだろう。
ひいては、人件費も削減されるかもしれない。
文末が一緒だと、読んだときに単調になってしまい飽きてきます。どうしても単調になる場合には、箇条書きで文末を書かないこともお勧めします。
今後の削減対象
- 経費
- 開発費
- 人件費
１文に複数のメッセージが入っていないか？
今回、主要都市の10店舗の売り上げをヒアリング調査して、客単価の低下が売り上げの低下を導いていることが分かった。
前述の通り、調査方法と原因の２つが１文に入っています。紙面の都合上、どうしても１行にしたい場合を除いてはできるだけ１つのメッセージにすべきです。
これは重要なメッセージを一番目立つようにして、それ以外の補足情報は目立たないようにすることでメリハリをつけるものです。
人間が一度に処理できる情報には限りがあります。
自分の頑張ったことや補足情報を伝えてあげたい気持ちは分かりますが、相手にとって分かりやすいかを考えましょう。
耳が痛い。
主語と述語の関係が明確になっているか？
コスト削減は、現状の紙面上の手続きをPC上に移行するらしい。
気を抜くと私は良くやってしまいます。
この文章の主語は「コスト削減」です。
述語は「移行する」となります。
本来は主語と述語は対応関係にある必要があるため、その二つだけで意味が成り立ちます。
しかし、「コスト削減は移行する」ってもう意味が分かりません。
そこで、主語にあった述語に差し替えましょう。
コスト削減は、現状の紙面上の手続きをPC上に移行することで実現する。
コスト削減は実現する。先ほどよりはまだ良いでしょう。私の国語力ではこれが限界です。これ以上のものが思いついた方は教えてください。
係り受けが明確になっているか？
魚を捌いている私の友達のたかし君です。
さて魚を捌いているのは私でしょうか？たかし君でしょうか？
もうその時の状況次第ですね。
私の友達のたかし君が魚を捌いています。
私は魚を捌いています。彼は私の友達のたかし君です。
急に、私の横でおじさんたちが喧嘩を始めた。
私の横でおじさんたちが喧嘩を急に始めた。
このように副詞っぽい単語はどこでも使えるため、気を付けないと何を修飾しているか分からなくなります。
最後に
文章は読み直せば読み直すだけ良くなります！
推敲をすることで、より良い文章にしていきましょう。
もちろん、ビジネス以外でも、普段の生活の中で文章を書く際にも推敲は重要です。
苦手意識があるかもしれませんが、どうしても必要な能力のため、日々の改善でだんだんレベルアップしていきましょう！
私はそういった思いで日々の資料作成をしております！
良い文章を！
